Caisse digitale Seomedias

1- Votre caisse communique
- Option emailing

Lors de la création (ou modification) d'une fiche client, il est conseillé de renseigner  l'adresse e-mail de ce dernier. Cette adresse sera exportée automatiquement dans le programme EMAILING intégré (en option).

Ce logiciel permettra ultérieurement d'envoyer toutes sortes d' e-mails groupés ou tout simplement vos newsletters. Plusieurs fichiers d'adresses peuvent également être importés (Excel, etc.). La limite d'envoi quotidienne est de 10.000.

Toutes les applications liées sont de véritables 'plus' dans la gestion commerciale de l'entreprise (prises de rendez-vous en ligne, agenda intelligent, demande de devis, etc.).

 
2- Liaison des magasins secondaires et du site marchand
Pour les propriétaires de magasins multiples il est bien vu de configurer le magasin principal en Caisse principale. En activant la  Synchronisation des magasins  cette caisse principale pilotera toutes les autres.

Par exemple :

• Nouvelle catégorie ou marque de produit.
• Nouvel article ou attribut (couleur, taille...).
• Code barre, prix, images, etc.

Toutes ces informations seront créées ou modifiées automatiquement sur tous les magasins. Cette caisse pilotera les transferts de stock et divers autres informations. Les inventaires restent indépendants.

Il en est de même pour le site web e-commerce (si existant), les produits et autres éléments seront mis à jour automatiquement.

Si l'un des magasins distants est vendu par son propriétaire, il suffit de désaccoupler ce dernier. La caisse deviendra par conséquent indépendante et pourra en modifiant les informations de la société rester dans le magasin. Un apport pour le nouveau propriétaire et un actif intéressant pour le vendeur !

 
3- Navigation et assistance
La caisse dispose d'un clavier intégré intuitif qui à chaque action change en fonction de la situation. Un jeu de couleur (vert, jaune, blanc et rouge) met en valeur les divers boutons afin d'intéragir immédiatement.

• Vert : actions possibles immédiates en priorité 1.
• Jaune : actions priorité 2.
• Blanc : actions priorité 3.
• Rouge : actions en cours.

Une bulle d'assistance (assistante virtuelle) est également intuitive et suit chaque action de l'utilisateur. A tout moment un nouvel employé peut avoir accès aux conseils donnés par le programme d'après sa situation dans l'avancement de son action et ses connaissances.

Un fichier supplémentaire d'aide se trouve en format PDF. Il est téléchargeable à l'accueil du programme. ↪ voir ici

 
4- Utilisateurs et connexions
La caisse peut gérer plusieurs utilisateurs en même temps (fonction multiposte).

• Chaque utilisateur est connecté d'après ses propres droits d'accès, par exemple un stagiaire ne pourra pas valider de ticket ou un vendeur ne pourra pas accéder au stock, etc.
• Chaque utilisateur dispose d'un bloc-note personnel et d'un calendrier de rappels facile d'accès lui permettant de mémoriser ce qu'il souhaite.

Un jeu de 10 autorisations existe, elles peuvent être combinées ensemble ou indépendamment.

L'accès pour un cabinet comptable pourra par exemple être limité à la seule lecture des Z (CA, encaissements et TVA). Dans ce cas les autres fichiers (clients, articles, etc.) ne seront pas consultables.

• Connexion locale : la connexion locale nécessite un mot de passe. L'ordinateur doit posséder un raccourcis spécialement fait pour ce type de connexion. L'adresse IP du magasin est reconnue par cette connexion. Il est impossible de joindre cette connexion dite 'rapide' hors du magasin lui-même. Cette connexion rapide peut également se faire à l'aide du code barre utilisateur. En un Bip la caisse se déconnecte puis se reconnecte automatiquement et ce en passant par n'importe qu'elle fenêtre du programme en position veille (accueil).

• Connexion distante : cette connexion est intéressante pour le comptable ou le propriétaire des lieux se trouvant par exemple à l'extérieur. Ce dernier pourra grâce à cette possibilité suivre en temps réel les mouvements de ces magasins. Pour le connecter il est nécessaire de disposer de l'adresse de la caisse (URL) de son propre mot de passe et de l'identifiant magasin. Un employé ne dispose JAMAIS de cet identifiant.

• Connexion Smartphone : cette connexion donne accès à une application intégrée qui résume en temps réel le mouvement des caisses (CA) et la liste des opérations (tickets, facture, avoirs, reprises) réalisées dans chaque magasin. Un mot de passe (différent de la caisse) et un identifiant est nécessaire.

 
5- Navigation article
La caisse crée automatiquement un 'numéro court' pour chaque référence.

Si vous ne disposez pas du code barre fournisseur un code barre automatique sera également créé. (tous les systèmes sont supportés mais nous privilégions le code EAN européen).

Pour rechercher un article parmi des milliers, plusieurs solutions existent, à chacun de faire suivant ses préférences. Recherche lors d'une opération (ticket, facture, avoir, reprise, devis, bon de livraison) ou en mode veille :

• Par le numéro court.
• Par le code barre.
• Par la référence.
• Par la référence fournisseur.
• Par le nom (ou partie).
• Par la catégorie.
• Par la marque ou famille (si existante).
• Par recherche élargie (mots clés).

 
6- Exercices et inventaires
Il est possible d'afficher et d'imprimer les récapitulatifs journaliers ou mensuels sur 10 ans (N-10).

Les exercices comptables s'ajoutent au fil des années et peuvent eux aussi s'éditer. Ces documents sont au format PDF inaltérables et peuvent également se télécharger pour être transmis par e-mail. Une répartition mensuelle des encaissements par taux de T.V.A. est affichée. Plusieurs possibilités sont proposés pour les inventaires intermédiaires ou annuels :

• Avec prix d'achat fournisseur par catégorie d'articles.
• Avec prix d'achat fournisseur en totalité.
• Sans prix d'achat par catégorie d'article (idéal pour le personnel)
• Sans prix d'achat en totalité.

L'impression des documents est immédiate si souhaitée. Les inventaires ne sont pas sauvegardés.

A noter, dans le cas ou le réassort des articles est fait via le système de fournisseur et bons de livraison, le prix d'achat est automatiquement calculé et mis à jour en fonctions des saisies B.L.

 
7- Statistiques et tracking
La caisse dispose d'une fonction statistique.

Elle reprend sur 10 ans les chiffres d'affaires annuels, mensuels et journaliers sous forme de graphiques. Un curseur compare le CA global avec les encaissements en espèces. Une fonction supplémentaire est associée : le comptage des opérations non finalisées.

Sur ce graphique sera représenté le nombre de tickets ou factures générés et le nombre d'opérations avortées. Un utilisateur ayant beaucoup d'opérations avortées sera à surveiller particulièrement... Le tracking article retrouve toutes les opérations (tickets, factures, avoirs et reprises) concernant l'article recherché.

Une liste d'opérations avec le nom de l'utilisateur (également date, heure, prix vendu, etc.) sera affichée.Il est également facile de retrouver les cumuls TTC d'un article vendu ou d'une catégorie entière. Ce tri peut se faire par Utilisateur mais aussi par périodes.

Pour les caisses ayant les B.L. Fournisseurs activés, ce tracking permet également de retrouver ces mêmes opérations côté bons de livraison.

 
8- Remises et discount
Si autorisé, l'utilisateur pourra effectuer un remise directe à son client. Ces remises peuvent être globales en fin d'opération (par exemple 5% sur la totalité du ticket) ou par article (en modifiant directement le prix de vente) ou en saisissant un pourcentage de remise.

Les remises peuvent être cumulées. Le système de carte de fidélité dispose également de ses propres remises.

9- Familles clients et fournisseurs
La création de 5 familles clients est disponible. Chaque article peut disposer de ses propres prix par famille.

Le client dispose d'une fiche personnalisée ou il est possible d'écrire du texte télécharger des documents, PDF, images, etc. mais aussi des liens hypertextes.

• Chaque client pourra fournir à son inscription les informations suivantes :
• Nom de l'entreprise, Siret, NAF, Secteur, etc. pour un professionnel.
• Nom de l'association, Secteur, AF, etc. pour une asso ou comité.
• Les informations obligatoires sont le nom, la ville et le code postal.
• Les information complémentaires et facultatives sont : l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail, la date de naissance, etc.

La recherche du client dans la caisse peut se faire :

• Par le nom (ou partie).
• Par la ville (ou partie).
• Par le numéro de téléphone (ou partie).
• Par le code postal.
• Par la famille client.

Le fichier des fournisseur est basé sur le même système avec en plus les coordonnées du représentant, etc.

 
10- Formats d'impression et étiquettes articles
Si la caisse dispose de 2 imprimantes (format A4 et format ticket de caisse) elle pourra imprimer au format A4 :

• Les factures.
• Les avoirs.
• Les reprises.
• Les inventaires.
• Les bons de livraison.
• Les devis,
• Les opérations du jour.
• Les pièces comptables, etc.

Les tickets et étiquettes articles pourront être imprimés au format ticket.

Sur les étiquettes articles sont rappelés :

• La référence de l'article (dont le numéro court).
• La référence fournisseur (si souhaitée et existante).
• Le code barre article (format EAN).
• Le prix de vente (famille client 1).

Il est possible d'imprimer ces dernières sur tous supports (papier, adhésifs, etc.), soit en définissant le nombre souhaité (au kilomètre de 1 à 50 étiquettes) soit par 3, 6, 9, 12 et 15 en mode A4. Les dimensions des étiquettes sont paramétrables.